संचार कौशल कार्यस्थल में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले और सबसे अधिक मांग वाले हैं। वे नेताओं और व्यक्तिगत योगदानकर्ताओं के लिए आवश्यक हैं। हमारे बड़े पैमाने पर रेमोट और हाइब्रिड कार्य वातावरण को देखते हुए, महान संचार कौशल कनेक्टेड, फुर्तीली टीमों और टीमों के बीच अंतर करते हैं जो सहयोग करने, गठबंधन रहने और सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने में विफल रहते हैं।
अच्छी खबर यह है कि संचार कौशल में सुधार करना आसान है जितना आप कल्पना कर सकते हैं। बेहतर संवाद करने के लिए यहां कुछ बुनियादी सिद्धांत दिए गए हैं जिनका पालन करना उचित है।
विकसित करने के लिए संचार के 5 प्रकार
हो सकता है कि आप और आपकी टीम के सदस्य पिछले कुछ समय से दूरस्थ रूप से काम कर रहे हों। चाहे आप दैनिक कार्यालय में हों, घर पर दूर से प्रबंधन कर रहे हों, या दोनों के बीच एक हाइब्रिड कार्यस्थल में हों, आपने संभवतः एक से अधिक संचार प्रकारों का लाभ उठाया है।
व्यवसायों को लंबे समय तक फलने-फूलने के लिए, प्रत्येक प्रकार के संचार कौशल विकसित करना महत्वपूर्ण है। सुधार पर ध्यान केंद्रित करने के लिए यहां पांच सबसे आम संचार प्रकार हैं।
- मौखिक संचार: भाषण के माध्यम से विचार साझा किए जाते हैं। उदाहरणों में प्रस्तुतियाँ, एक-पर-एक मीटिंग और वर्चुअल कॉल शामिल हैं।
- लिखित संचार: विचारों और विचारों को लिखित शब्द के माध्यम से साझा किया जाता है। यह ईमेल, हाथ से लिखे नोट्स या साइनेज के साथ हो सकता है।
- गैर-मौखिक संचार: लिखित या बोले गए शब्दों के उपयोग के बिना जानकारी साझा की जाती है। उदाहरणों में चेहरे के भाव, आवाज का स्वर, शरीर की भाषा और इशारे शामिल हैं।
- सक्रिय रूप से सुनना: ऊपर दिए गए उदाहरणों के विपरीत, सक्रिय सुनना जानकारी प्राप्त करने के बारे में है। जब कोई सक्रिय रूप से सुन रहा होता है, तो वे जानकारी को बेहतर ढंग से समझने के लिए प्रश्न पूछ सकते हैं, लेकिन अपनी प्रतिक्रिया पर इतना ध्यान केंद्रित करने से बचते हैं कि वे वक्ता को सुनने में विफल हो जाते हैं।
- प्रासंगिक संचार: जानकारी मैंएस एसके साथ पारस्परिक, संभावित रूप से संयुक्त राष्ट्रएसपोकन, एस टीएंडिंगएस के तहत वैरिउएस कारकएस एसएस एस एस एस इंटरपरएसओनल संबंधएसहिप एस और पर्यावरण।
प्रभावी संचार क्या है?
बसे प्रभावी संचारक स्पष्ट रूप से दूसरों को सूचित करते हैं और सक्रिय रूप से एक ही समय में उन्हें सुनते हैं। वे इनपुट स्वीकार कर सकते हैं – मौखिक और गैर-मौखिक दोनों – जबकि अपने विचारों और विचारों को समावेशी तरीके से व्यक्त करते हुए।
संचार शैली के बावजूद, प्रभावी संचार में दूसरों के साथ संबंध शामिल है। यह एक साथी के साथ एक नृत्य है जो कई बार चलता है, जिस तरह से हमने भविष्यवाणी नहीं की थी। इसका मतलब है कि सबसे शक्तिशाली कौशल जिसका आप लाभ उठा सकते हैं, वह है अपने दर्शकों के साथ तालमेल बिठाना। इसमें इसकी जरूरतों को समझना और बोलना और फिर वास्तविक समय की प्रतिक्रिया का जवाब देना शामिल है। इसका मतलब है कि वह बातचीत करना जो आपके दर्शक चाहते हैं।
लेकिन उस सब को हासिल करने के लिए कुछ अभ्यास करना पड़ सकता है।
बेहतर सुनने और संवाद करने में आपकी मदद करने के लिए नीचे कुछ प्रभावी संचार रणनीतियाँ दी गई हैं।
संचार कौशल में सुधार कैसे करें
सबसे अच्छे संदेश अक्सर सरल होते हैं।
किसी भी प्रकार के संचार को वितरित करने में कोई मूल्य नहीं है, चाहे लिखित, मौखिक, औपचारिक, या आकस्मिक, यदि संदेश स्पष्ट रूप से नहीं आता है।
संक्षिप्त रूप से संचार करना – रुचि बनाए रखते हुए और आपकी टीम को जो कुछ भी जानना आवश्यक है उसे शामिल करना – एक उच्च-स्तरीय संचार कौशल है।
बेहतर संवाद करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।
1. अपने दर्शकों को ध्यान में रखें
जब आप अपने संचार को उनकी रुचियों के अनुरूप बनाते हैं तो आपके दर्शक स्वाभाविक रूप से अधिक रुचि और व्यस्त होंगे। उनके लिए जो मायने रखता है, उससे सीधे बात करके उनकी रुचि को बढ़ाना स्वाभाविक रूप से जानकारी को समझने और बातचीत करने की उनकी इच्छा को संलग्न करेगा।
2. जब कोई करेगा तो 10 शब्दों का प्रयोग न करें
हां तक कि सबसे व्यस्त और प्रतिबद्ध दर्शक भी अंततः ऊब जाएंगे। अपने संदेश को सरल और संक्षिप्त रखने से इसे समझना और बनाए रखना आसान हो जाएगा। याद रखें, आप पहले से ही जानते हैं कि आप क्या कहने जा रहे हैं, लेकिन वे इसे पहली बार सुन रहे हैं। इसे सरल रखें।
.3 अपना संदेश देने के सर्वोत्तम तरीके पर विचार करें
यदि आप जो जानकारी दे रहे हैं वह अत्यावश्यक नहीं है, तो ईमेल या मेमो भेजने पर विचार करें। अपेक्षाओं का संचार करते समय यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। लिखित संचार आपके दर्शकों को इसकी समीक्षा करने, इस पर विचार करने और प्रश्नों का पालन करने के लिए अधिक समय देगा। यह उन्हें वापस संदर्भित करने के लिए एक आसान रिकॉर्ड भी देगा।
4.. जब संभव हो तो आमने-सामने संचार का लाभ उठाएं
आमने-सामने संचार करना एक एक्सचेंज में जानकारी की कई परतें जोड़ता है, चाहे दो लोगों या दो सौ के बीच। अक्सर, इन-पर्सन कम्युनिकेशन के साथ एक तालमेल बनाया जाता है जिसे कहीं और दोहराना मुश्किल होता है। अपनी टीम के साथ चेहरे के समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
5. आँख से संपर्क करें
यदि आप सोच रहे हैं कि आपका संदेश पार हो रहा है या नहीं, तो कुछ मीट्रिक आंखों के संपर्क के रूप में ज्यादा प्रतिक्रिया प्रदान करते हैं। आप आसानी से बता सकते हैं कि आप जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं वह आपको समझ रहा है, विचलित, चिंतित या भ्रमित है – जिनमें से अधिकांश डिजिटल संचार में खो गया है।
6. प्रतिक्रिया के लिए पूछें
यकीन नहीं होता कि उन्हें यह मिल गया? क़ीमत बताना! एक शक्तिशाली तकनीक लोगों को आपके द्वारा अभी कही गई बातों के अपने संस्करण को दोहराने के लिए कहना है। अक्सर, यह प्रतिधारण, तत्काल समझ में सुधार कर सकता है और बाद में गलतफहमी को कम कर सकता है। आप उन्हें उपयोगी तरीकों से आप तक पहुंचने के लिए भी कह सकते हैं जिससे आप प्रस्तुतियों और संचार के अन्य रूपों में अपनी डिलीवरी में सुधार कर सकते हैं।
7. गैर-मौखिक संकेत पढ़ें
विभिन्न प्रकार के गैर-मौखिक-संकेत हैं। जम्हाई, घबराहट, और कमरे के चारों ओर देखना आमतौर पर स्पष्ट संकेत हैं कि आपके दर्शक जो आप व्यक्त करने की कोशिश कर रहे हैं उसके अलावा कुछ और सोच रहे हैं। यदि आप इसे नोटिस करते हैं, तो इसे व्यक्तिगत रूप से न लें। उनसे यह बताने की कोशिश करें कि उनके दिमाग में क्या है, पिछले बिंदुओं को याद करें जो वे चूक गए हों, या बाद के समय के लिए स्थगित कर दें।
8.. विकर्षणों को कम करें
यदि आप किसी (या समूह) के साथ आमने-सामने चैट कर रहे हैं, तो अनावश्यक इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों को अंतरिक्ष से बाहर छोड़कर ध्यान भटकाते रहें। उपस्थिति को केवल उन लोगों तक सीमित रखें, जिन्हें वहां रहने की आवश्यकता है, और ऐसे समय में शेड्यूलिंग से बचें जब लोगों को किसी और चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने की संभावना हो (जैसे दिन के अंत से पहले या दोपहर के भोजन से ठीक पहले)।
ऑनलाइन संचार में सुधार कैसे करें:
ऑनलाइन संचार तेजी से कार्यालय स्थानों को व्यवसाय करने के प्राथमिक स्थान के रूप में बदल रहा है। खासकर यदि आप इन-पर्सन टीमों के साथ काम करने के अभ्यस्त हैं, तो बैठकों, वार्तालापों और यहां तक कि आपके साथ सहयोग करने वाले या आपको डिजिटल रूप से रिपोर्ट करने वाले लोगों को समायोजित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। चूंकि ऑनलाइन संचार बातचीत करने का एक अनूठा तरीका प्रस्तुत करता है, इसलिए यहां कुछ बातों का ध्यान रखना है:
1. एक समय सीमा पर टिके रहें
ऑनलाइन बैठकों पर ध्यान केंद्रित करना और भी कठिन हो सकता है, क्योंकि वे लगभग असीमित संख्या में सेटिंग्स के विकर्षणों को शामिल करते हैं। बैठकों को छोटा और बिंदु तक रखें, और मैराथन क्यू एंड ए सत्रों को कम करने (संभावित) के बारे में विशेष रूप से सतर्क रहें। यदि आवश्यक हो, तो सभी के समय की सुरक्षा के लिए अतुल्यकालिक संचार विधियों का पालन करें।
2. दूसरे व्यक्ति से सावधान रहें
आम तौर पर, प्रस्तुत करने वाला व्यक्ति ही एकमात्र ऐसा व्यक्ति होता है जो बैठक को अपना पूरा ध्यान दे सकता है। विशेष रूप से घर से काम करते समय, मान लें कि प्रतिभागियों के ध्यान के लिए कई मांगें हैं और तदनुसार सामग्री की संरचना करें।
3. महत्वपूर्ण विवरण पुनर्कथन करें
डिजिटल कनेक्शन पर बहुत सारे अशाब्दिक और पारस्परिक संकेत खो सकते हैं। मुख्य बिंदुओं को पुनः प्राप्त करके समझ सुनिश्चित करें। आप या तो ऑनलाइन मीटिंग में त्वरित समीक्षा कर सकते हैं या एक लंबे ईमेल के अंत में एक संक्षिप्त सारांश कर सकते हैं
4. जवाब देना न भूलें
प्रत्येक संचार का त्वरित पावती के साथ जवाब देना सुनिश्चित करें, भले ही वह अनौपचारिक हो। यद्यपि आपको संदेश प्राप्त हो सकता है, यह संभावना है कि दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति के पास जानने का कोई तरीका नहीं होगा जब तक कि आप उन्हें नहीं बताते। कुछ शब्द या यहां तक कि एक “पसंद” आमतौर पर चाल चलेगा।
अपने संचार कौशल को तेज करने के लिए 5 अतिरिक्त टिप्स
सामान्य तौर पर, यदि आप अपने संचार कौशल को मजबूत करना चाहते हैं, तो निम्नलिखित युक्तियां आपको सफल होने में मदद करेंगी, चाहे आप खुद को किसी भी स्थिति में पाएं (या जिन दर्शकों के साथ आप खुद को पाते हैं):
- पहुंच योग्य बनें। यदि आपके साथी भयभीत या चिंतित महसूस करते हैं कि आप अच्छी तरह से प्रतिक्रिया नहीं दे सकते हैं, तो उनके आपके पास जानकारी के साथ आने की संभावना कम है।
- धैर्य रखें। हर कोई एक ही तरह से संवाद नहीं करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए समय लेना कि आपने दूसरे व्यक्ति को समझ लिया है और स्पष्ट रूप से संवाद किया है, लाभांश का भुगतान कर सकता है।
- आत्म-जागरूक रहें। यह ठीक है अगर आप अभी भी अपने संचार कौशल विकसित कर रहे हैं, घबराए हुए हैं, या बुरे दिन हैं। एक कुशल संचारक बनने में समय और अभ्यास लगता है।
- समझने के लिए जाँच करें। प्रतिक्रिया आमंत्रित करने या यह सुनिश्चित करने के लिए प्रश्न पूछने से न डरें कि सभी एक ही पृष्ठ पर हैं।
- मैसेंजर को स्विच आउट करें। टीम के अन्य सदस्यों या नेताओं को चर्चा और बैठकों का नेतृत्व करने के लिए सशक्त बनाकर अपने संचार कौशल को विकसित करने की अनुमति दें।
एक बेहतर सक्रिय श्रोता कैसे बनें
सक्रिय सुनने की सुंदरता के बारे में बहुत कुछ है, लेकिन बहुत से लोग यह सुनिश्चित नहीं करते हैं कि यह वास्तविक व्यवहार में कैसे अनुवाद करता है। सक्रिय सुनने के लिए मुख्य चुनौतियों में से एक प्रतिक्रिया के साथ व्यस्तता है। बहुत से लोग एक सही उत्तर तैयार करने में व्यस्त हैं, जो इनपुट के साथ जुड़ने के लिए कोई बैंडविड्थ नहीं छोड़ता है। इस आदत से बाहर निकलने के लिए, जो वास्तव में स्पीकर की सेवा में नहीं है, निम्नलिखित चरणों पर विचार करें।
मूल्य जोड़ने के तरीके पर पुनर्विचार करें
आप सोच सकते हैं कि एक्सचेंज में मूल्य जोड़ना ज्यादातर आपके कहने के बारे में है। लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है कि दूसरे इसे कैसे समझते हैं। हम में से अधिकांश उन प्रतिक्रियाओं को महत्व देते हैं जो हमें अपने विचारों के माध्यम से सोचने में मदद करते हैं, जो हमारी धारणाओं को स्पष्ट करते हैं या संभावित अंधे धब्बे को इंगित करते हैं। हमें अक्सर श्रोता को शानदार होने या अपने स्वयं के डेटा से प्रभावित करने की आवश्यकता नहीं होती है। इसके बजाय, हम सबसे अधिक मूल्य दे सकते हैं कि उन्होंने हमारे विचारों को तेज करने में हमारी मदद कैसे की।
निर्णय के बिना व्याख्या
यदि आप अपने आप को जवाब देने में व्यस्त पाते हैं, तो अपनी प्रतिक्रिया का फ़ोकस बदलने का प्रयास करें। अपने स्वयं के विचारों को जोड़ने का लक्ष्य रखने के बजाय, अपने आप को एक सारांश देने के साथ कार्य करें जो आपकी राय या निर्णय को रोकता है। जब आप सुनते हैं, तो एक संक्षिप्त सारांश देना अपना लक्ष्य बनाएं, शायद वक्ता की प्रारंभिक भाषा को स्पष्ट करना।
चिपचिपी भाषा को दोहराने के लिए बोनस अंक जिसे स्पीकर अपने स्वयं के रूप में पहचानता है (“तो आप परियोजना से निराश थे क्योंकि समय सीमा एक असहज उच्च थी?”)
ऐसे प्रश्न पूछें जो वक्ताओं को सोचने में मदद करें
पैराफ्रेशिंग से अगला कदम सुई को हिलाने वाले प्रश्न पूछना है। जिस तरह से एक कोच सुनता है, ये प्रश्न वक्ताओं को अपनी सोच में गहराई से जाने, उनकी अभिव्यक्ति को स्पष्ट करने या संभावित चिंताओं पर विचार करने के लिए धक्का देते हैं। आप विसंगतियों या अस्पष्ट लगने वाली भाषा की ओर इशारा करके शैतान के वकील की भूमिका निभा सकते हैं। ये सभी एक वक्ता के लिए सच्चे उपहार हैं और आपको सुनने पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं
विनम्रता से बीच में टोकें
सक्रिय सुनना नासमझ भोग नहीं है, और सभी रुकावटें असभ्य नहीं हैं। कभी-कभी स्पीकर मातम में खो जाते हैं, विस्तार की गहराई प्रदान करते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं होती है। रुकावट उन्हें प्रासंगिक बने रहने में मदद कर सकती है – और अधिक जुड़ाव के साथ पुरस्कृत किया जा सकता है।
अधिकांश वक्ताओं को एक प्रश्न से कटने में कोई आपत्ति नहीं है जो उन्हें बात करते रहने देता है। बहुत कठिन, विशेष रूप से अंतर्मुखी लोगों के लिए, किसी बैठक में किसी को बाधित करना और उनके फर्श के समय को समाप्त करना है। सुनिश्चित करें:
- स्पीकर को मान्य करें (“इसे लाने के लिए धन्यवाद।
- गर्म और विनम्र स्वर का प्रयोग करें। दूसरों से प्रतिक्रिया प्राप्त करें कि आप कैसे ध्वनि करते हैं और सामने आते हैं।
- साझा रुचि का संदर्भ लें (“मैं बस यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि हमें परियोजना के बारे में सभी से सुनने को मिले।
बोलते समय दर्शकों को जोड़े रखने के टिप्स
प्रासंगिक बनें
सा कि हम जानकारी से भर गए हैं, कई दर्शक डेटा से प्रभावित नहीं होंगे। वास्तव में, सभी आधारों को कवर करने या सभी संभावित प्रश्नों का अनुमान लगाने की इच्छा शब्दाडंबर का एक सामान्य कारण है।
श्रोताओं को जोड़े रखने के लिए, विशेष रूप से आभासी बैठकों में, आपको प्रासंगिकता के लिए सामग्री को सावधानीपूर्वक क्यूरेट करना चाहिए। अपने आप से पूछें: यह जानकारी मेरे दर्शकों को कैसे प्रभावित करती है? यह उनके काम में कैसे मदद कर सकता है? क्या मेरे मुख्य संदेश को समझने के लिए विस्तार का यह स्तर सहायक है?
यदि आपके पास इन सवालों के कोई स्पष्ट जवाब नहीं हैं, तो सामग्री को काटने पर विचार करें।
संक्षिप्त रहें
कार्यकारी उपस्थिति की एक बानगी, संक्षिप्तता आपके विचारों को यथासंभव कम शब्दों में व्यक्त करने की क्षमता है। श्रोता इसकी सराहना करते हैं, क्योंकि यह आपकी तैयारी और आपके श्रोताओं के समय के प्रति सम्मान को दर्शाता है। इसके अलावा, संक्षिप्तता आत्मविश्वास का संकेत देती है: कम करने का आत्मविश्वास, एक बार कुछ कहने के लिए, और विश्वास है कि यह भूमि है।
विशेष रूप से आभासी बैठकों में, जहां फीडबैक लूप सपाट हो सकता है, कई वक्ता संक्षिप्त होने के साथ संघर्ष करते हैं। वे खुद को “बस सुनिश्चित करने के लिए” दोहरा सकते हैं या एक बिंदु स्पष्ट करने के लिए अधिक उदाहरणों का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन इस तरह का “अधिक” अक्सर कम हो सकता है, क्योंकि दर्शक पहली बार बिंदु प्राप्त करने के बाद अलग हो जाते हैं।
संक्षिप्तता विश्वास की एक छलांग है। अपनी तैयारी में विश्वास और यह कि आपकी डिलीवरी स्पष्ट है। कैमरों को बंद करके आभासी बैठकों में, इस विश्वास को बनाए रखना कठिन हो जाता है। एक वक्ता के रूप में अपनी स्वयं की देखभाल के लिए, आप अपने दर्शकों को पूरी तरह से उपस्थित होने और कैमरों को चालू करने के लिए कह सकते हैं – और फिर उन्हें अपने आत्मविश्वास से भरे वितरण के साथ पुरस्कृत कर सकते हैं।
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